DXの考え方
「DX」という言葉が先行し、どこへ行ってもDXという言葉が出てきます。
DXを「すごいシステムを使って課題解決するもの」という印象を持っている方が多いように感じます。
以前このようなご相談がありました。
クライアント担当者様
「DXをしろ！と社長から言われたんですが、何から手を付ければいいですか？」
BPRサービス
「御社の場合は発注書をFAXで送っているので、それをメールで送ったらどうですか？」
クライアント担当者様
「そんなのではDXとは言えないでしょう。」
DXとは
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略です。
つまりデジタルへ移行するという意味ですので、
・手書き→ExcelやWord
・FAXや郵送→メール
・報告書→Word等で管理
などをデータ化するだけでも「DX」です。
DXする理由
①手書きをやめる理由
手書きを全部やめる必要はありません。お手紙やちょっとした伝言メモなどは手書きの方が良かったりします。
手書きをやめるべきものは、
・保存するもの
手書き文章は検索できません。後で見返す、探す、時に大変苦労します。
・二次利用するもの
発注書などのその内容をそのまま使いたい場合、手書きは目で見て再現するか精度に期待できませんがOCRで読み込むしかありません。コピペできるものが良いでしょう。
・計算・書き換えがあるもの
計画書、発注書、見積書、などの一部数字や記述を書き換える場合、手書きでは二重線で関係する箇所全てを書き換えが必要です。Excelでしたら数字を入力し直すだけで大丈夫です。
②FAXをやめる理由
・完全伝達ができない
FAXは相手が受け取った保障がありません。送信完了でも先方で物理的な紛失などで受け取れないこと、間違った宛先への送信、などにより伝達できないことがあります。
・情報保護ができない
FAXで送信したものは担当者がそのFAXを取得するまで受信トレイに放置される場合があります。その間に誰が見たかわかりません。
・情報の鮮明さ欠如
FAXは一時よりかなり質は向上しましたが、それでも手書き文字がつぶれて読めないことは多々あります。
・紙資源と保管
SDGｓなどが叫ばれている中、紙をどんどん消費するのもよろしくありません。また、保管は手書きでも書きましたが、検索が難しく、保管に場所を使います。
・FAX渋滞
FAXを送りたいけど、別の人のコピーやFAXで順番待ち、ということはありませんか？
大きなお金をかける必要はありません。
少しづつでも大丈夫です。
まずは紙や手書きを無くすことから始めてみましょう。
